Régularisation des charges locatives : guide pratique 2026 (+ outil gratuit)

La régularisation des charges est l'une des obligations les plus méconnues des propriétaires bailleurs. Chaque année, vous devez comparer les provisions sur charges versées par votre locataire aux charges réellement supportées — et ajuster le tir.

Le principe : provisions vs charges réelles

Chaque mois, votre locataire paie une provision sur charges en plus du loyer. Cette provision est une estimation basée sur les charges de l'année précédente (ou une estimation raisonnable pour un premier locataire).

Une fois par an, une fois le décompte de copropriété disponible, vous comparez le total des provisions versées au total des charges réelles. Deux situations possibles :

• Trop-perçu : les provisions dépassent les charges réelles → vous remboursez la différence au locataire
• Complément : les charges réelles dépassent les provisions → le locataire vous paie la différence

Quelles charges sont récupérables ?

Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixe la liste exhaustive des charges récupérables sur le locataire :

La proratisation : quand le locataire n'est pas là toute l'année

Si votre locataire est entré ou sorti en cours de période de charges, sa quote-part doit être proratisée au nombre de jours d'occupation.

Délais et obligations

Délai de régularisation

La loi n'impose pas de date précise, mais la régularisation doit intervenir au moins une fois par an. En pratique, elle a lieu après réception du décompte de copropriété, soit entre mars et juin de l'année suivante.

Prescription de 3 ans

Le bailleur dispose de 3 ans pour régulariser les charges (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Au-delà, les charges non régularisées sont prescrites et le bailleur ne peut plus réclamer de complément au locataire.

Droit de consultation du locataire

Le locataire a le droit de consulter les justificatifs de charges pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte. Vous devez conserver les pièces (factures, décomptes de copropriété) et les présenter sur demande.

Que faire si la régularisation est tardive ?

Si la régularisation intervient plus d'un an après la période concernée, le locataire peut demander un étalement du paiement du complément sur 12 mois. Cette mesure protège les locataires contre les régularisations tardives qui génèrent des montants importants.

Ajuster les provisions pour l'année suivante

Après chaque régularisation, c'est le moment d'ajuster le montant des provisions mensuelles. La méthode simple : divisez le total des charges réelles de l'année écoulée par 12, et ajoutez une marge de 5 à 10% pour anticiper les hausses.

L'ajustement doit être raisonnable. Des provisions excessives (très supérieures aux charges prévisibles) peuvent être contestées par le locataire.

Le lien avec le dépôt de garantie

Lors du départ du locataire, la régularisation des charges et la restitution du dépôt de garantie sont souvent liées. Si la régularisation n'a pas encore été faite, le bailleur peut retenir jusqu'à 20% du dépôt en provision de charges, en attendant l'arrêté des comptes de copropriété.