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Régularisation des charges locatives — Calcul + courrier gratuit

Calculez le solde de la régularisation annuelle de charges avec proratisation automatique. Générez le courrier de notification au locataire en PDF, conforme à la loi du 6 juillet 1989.

Obligation annuelle du bailleur

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de régulariser les charges au moins une fois par an. Le décompte doit être adressé au locataire un mois avant toute demande de complément.

Bailleur

Locataire

Période de régularisation

Laissez les dates d'entrée/sortie vides si le locataire a occupé le logement toute la période.

Provisions mensuelles

Charges réelles de la période

Total charges réelles : 0,00 €

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La régularisation des charges : comment ça marche ?

Chaque mois, le locataire verse une provision sur charges en plus du loyer. Cette provision est une estimation des charges réelles (eau, chauffage, entretien, TEOM, etc.). Une fois par an, le bailleur compare le total des provisions versées au total des charges réellement supportées.

Si les provisions dépassent les charges réelles, le bailleur rembourse le trop-perçu. Si les charges réelles dépassent les provisions, le locataire paie le complément.

Quelles charges sont récupérables ?

Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 liste les charges récupérables sur le locataire :

  • Eau froide et chaude : consommation + entretien compteurs
  • Chauffage collectif : combustible + entretien chaudière collective
  • Ascenseur : électricité + entretien + petites réparations
  • Parties communes : nettoyage, éclairage, petits entretiens
  • Espaces verts : entretien, arrosage
  • TEOM : taxe d'enlèvement des ordures ménagères

La proratisation en cas d'entrée ou sortie en cours d'année

Si le locataire n'a pas occupé le logement pendant toute la période de charges, la quote-part est calculée au prorata du nombre de jours d'occupation. Notre outil gère automatiquement cette proratisation : il suffit d'indiquer les dates d'entrée et/ou de sortie du locataire.

Délais et prescription

Le bailleur dispose de 3 ans pour procéder à la régularisation (article 7-1 de la loi de 1989). Au-delà de ce délai, les charges non régularisées sont prescrites. Par ailleurs, si la régularisation intervient plus d'un an après la période concernée, le locataire peut demander un étalement du paiement du complément sur 12 mois.

Automatisez la régularisation de charges

Avec LocaPilot, les charges sont suivies automatiquement et la régularisation est pré-calculée chaque année. Plus besoin de tableur ni de courrier manuel.

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Questions fréquentes

Quand doit-on faire la régularisation des charges ?+
La régularisation des charges doit être effectuée une fois par an, après réception du décompte de charges de la copropriété. Le bailleur dispose d'un délai de 3 ans pour régulariser (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Au-delà, les charges non régularisées sont perdues.
Comment fonctionne la proratisation des charges ?+
Si le locataire n'a pas occupé le logement pendant toute la période de charges (entrée ou départ en cours d'année), les charges sont proratisées au nombre de jours d'occupation. Par exemple, un locataire présent 200 jours sur 365 ne paie que 200/365 = 54,8% des charges.
Quelles charges sont récupérables sur le locataire ?+
Les charges récupérables sont définies par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : eau, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes, espaces verts, taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM). Les charges non récupérables (ravalement, gros travaux) restent à la charge du propriétaire.
Le locataire peut-il contester la régularisation ?+
Oui. Le locataire peut demander à consulter les justificatifs de charges pendant 6 mois après l'envoi du décompte (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Le bailleur doit conserver et présenter les pièces justificatives (factures, décomptes de copropriété).
Que faire en cas de trop-perçu sur les charges ?+
Si les provisions versées dépassent les charges réelles, le bailleur doit rembourser le trop-perçu au locataire. Le remboursement peut se faire par virement, chèque, ou déduction sur le prochain loyer. Il n'y a pas de délai légal imposé, mais un remboursement rapide est recommandé.
Comment calculer le nouveau montant des provisions sur charges ?+
Après la régularisation, vous pouvez ajuster le montant des provisions mensuelles pour qu'il soit plus proche des charges réelles. Divisez le total des charges réelles de la dernière période par 12. Vous pouvez ajouter une marge de 5 à 10% pour anticiper les hausses.
Faut-il envoyer la régularisation en recommandé ?+
Ce n'est pas obligatoire, mais recommandé en cas de complément à réclamer au locataire. Le recommandé avec accusé de réception constitue une preuve de notification en cas de litige. Pour un trop-perçu à rembourser, un envoi simple suffit.